HŌRENSŌ adalah aturan dasar untuk komunikasi bisnis yang digunakan oleh perusahaan di seluruh Jepang untuk memastikan sistem berbagi informasi yang efisien.
Di Jepang terdapat budaya yang sangat penting terkait urusan pekerjaan atau bisnis, yaitu Horenso. Seluruh perusahaan yang ada di Jepang menerapkan budaya kerja ini. Budaya Horenso dilakukan agar komunikasi dan informasi dapat berjalan dengan lancar dan baik. Kata “horenso” merupakan akronim yang terbentuk dari tiga kata, yaitu 報告 (houkoku) yang berarti laporan, 連絡 (renraku) yang berarti informasi, dan 相談 (soudan) yang berarti konsultasi. Kata “horenso” mudah untuk diingat karena kata tersebut juga berarti “bayam”.
Pada umumnya, budaya kerja Horenso diajarkan kepada karyawan baru di perusahaan Jepang saat masa orientasi atau pelatihan. Budaya Horenso sudah biasa diterapkan oleh orang Jepang dalam urusan bisnis atau pekerjaan. Jika kalian berencana untuk bekerja di Jepang atau bekerja dengan orang Jepang, kalian harus mengenal dan menerapkan budaya Horenso karena ini akan mempermudah kalian.
HŌ – 報告 (hōkoku) – Report
Di Jepang, para karyawan diharuskan untuk melaporkan proses atau kemajuan dari setiap pekerjaan yang mereka lakukan. Laporan rutin perlu dilakukan agar pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik. Ketika mendapatkan tugas atau pekerjaan dari senior, para karyawan harus memberitahu status pekerjaan tersebut secara berkala kepada atasan atau manajer. Bagaimana pekerjaan itu dikerjakan, apakah mengalami kesulitan, apakah terjadi masalah, kapan pekerjaan itu akan selesai—semua itu harus dilaporkan kepada atasan dan rekan kerja lain yang pekerjaannya mungkin akan terpengaruh. Jika terjadi kesalahan atau masalah, kalian harus melaporkannya ke senior sesegera mungkin karena senior juga akan ikut bertanggung jawab.
REN – 連絡 (renraku) – Communicate
Tidak seperti Hokoku dimana bawahan yang melaporkan segala sesuatu, Renraku adalah berkomunikasi atau berbagi informasi dengan rekan kerja tanpa memandang status atau jabatan dalam perusahaan. Dengan kata lain, atasan, bawahan, maupun rekan kerja sederajat harus saling menghubungi satu sama lain apabila terjadi sesuatu. Hal-hal yang dikomunikasikan bukanlah pendapat pribadi, analisis, ataupun spekulasi, melainkan informasi penting mengenai suatu hal yang mungkin dapat mempengaruhi kerja sama tim. Misalnya, masalah dalam pekerjaan, penundaan proyek, atau terlambat menghadiri rapat.
Ketika hal-hal seperti di atas terjadi, kalian harus segera menghubungi rekan kerja kalian dan memberitahukan hal tersebut. Dengan begitu, rekan kerja kalian dapat dengan segera mengatur ulang jadwal mereka dan menyesuaikan diri dengan situasi tak terduga yang sedang terjadi. Selain itu, risiko terjadinya kekacauan dalam tim juga akan berkurang.
SŌ – 相談 (sōdan) – Consult
Orang Jepang seringkali meminta saran atau pendapat ke senior mereka yang lebih berpengalaman. Biasanya, orang Jepang akan berkonsultasi dengan senior pada saat mereka merasa kesulitan untuk menentukan keputusan atau saat menghadapi masalah pekerjaan.
Menyelesaikan pekerjaan merupakan kewajiban dan tanggung jawab pribadi. Karena hal tersebut, mungkin kalian merasa tidak enak atau enggan merepotkan senior sehingga kalian lebih memilih menangani atau megurus semuanya sendiri. Namun, filosofi dalam dunia kerja atau bisnis di Jepang berbeda. Konsultasi atau diskusi antara junior dengan senior adalah hal yang penting dan sangat lumrah di Jepang. Adanya konsultasi dapat mengedukasi karyawan junior dan memperdalam kepercayaan antara sesama rekan kerja. Dengan meminta saran atau pendapat, kalian juga tidak akan menghabiskan lebih banyak waktu untuk menentukan keputusan atau mengkhawatirkan masalah pekerjaan tersebut.
Jika kalian merasa mampu untuk membuat keputusan sendiri, tentu saja itu juga hal yang bagus asalkan kalian tetap memberitahu atasan kalian tentang keputusan itu. Namun, jika kalian tidak yakin dengan apa yang harus dilakukan atau merasa bingung karena banyaknya pilihan yang ada, tindakan yang tepat adalah meminta saran atau berkonsultasi ke senior.
Jika Anda bekerja di perusahaan Jepang, maka dengan menerapkan tiga prinsip HŌRENSŌ dalam praktik kerja selain membantu Anda melaksanakan pekerjaan secara efisien, tetapi juga memastikan hubungan kerja yang baik dengan rekan kerja. Jadi terapkanlah prinsip Horenso !
Sumber : Work In Japan I Japanese Station
